Benutzer

Benutzer sind die Personen, die das System von einer Station aus erreichen kann. Auch wenn wir sie als „Benutzer“ bezeichnen, können sie ebenso Empfangsmitarbeiter oder Unternehmen darstellen, zum Beispiel in einem Coworking-Space, in dem sich mehrere Firmen dasselbe Gebäude teilen.

Klicken Sie im Menü Benutzerverwaltung (User Management) auf Benutzer hinzufügen (Add a user). Sie haben zwei Möglichkeiten: einen Benutzer manuell per E-Mail-Einladung hinzufügen oder Benutzer aus Ihrem Azure Active Directory (Entra) importieren. Lesen Sie den Artikel zur Microsoft Teams-Integration, um die MS Teams-Einrichtung abzuschließen.

Das Hinzufügen von Benutzern per E-Mail ist für die Verwendung mit der Virtual Front Desk-Webanwendung vorgesehen, bei der Videoanruf-Benachrichtigungen direkt im Dashboard des Benutzers zugestellt werden.

Geben Sie die Benutzerinformationen nach Bedarf ein. Sie können außerdem optionale Einstellungen aktivieren, etwa eine SMS-Nummer (SMS number), damit der Benutzer eine Textnachricht erhält, wenn seine Schaltfläche ausgewählt wird, und eine Anrufweiterleitungsnummer (call forwarding number), die das System anwählt, wenn der Benutzer im Dashboard nicht verfügbar ist.

Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er sich mit einem Passwort in der App anmelden kann. Wenn der Benutzer bereits ein Virtual Front Desk-Konto hat, wird keine E-Mail gesendet. Stattdessen erscheint bei seiner nächsten Anmeldung ein Pop-up, das ihn einlädt, das Team zu wechseln und Ihrer Organisation beizutreten. Der Benutzer kann seine Benachrichtigungseinstellungen bearbeiten.

Der Benutzer bleibt im Status Ausstehend (Pending), bis er sich anmeldet und Ihrem Team beitritt.

Inhaber, Administratoren und reguläre Benutzer

Die E-Mail-Adresse, mit der ein neues Virtual Front Desk-Konto registriert wird, wird automatisch als Inhaber der Organisation festgelegt. Die Inhaberschaft kann jederzeit im Bereich Einstellungen (Settings) übertragen werden.

Standardmäßig erhalten neu zum Konto hinzugefügte Benutzer die Rolle des regulären Benutzers, die nur eingeschränkten Zugriff auf Funktionen bietet. Um einen regulären Benutzer zum Administrator zu machen, öffnen Sie die Einstellungen des Benutzers unter Benutzerverwaltung und wählen Sie „Administrator“ (Admin).